In der Kommunikation mit Eltern sollen Sie als Mitglied der Schulleitung einerseits natürliche Autorität ausstrahlen, ohne repressiv zu sein, und andererseits zugänglich wirken, ohne sich das Heft aus der Hand nehmen zu lassen. Lässt sich beides miteinander verbinden? Wie schafft man es, »etwas darzustellen«, ohne sich in Posen zu flüchten?
Trennen Sie immer ganz klar zwischen vier verschiedenen Typen von Gesprächen mit Erziehungsberechtigten:
Spontangespräch: Zwischen Tür und Angel, auf dem Weg zum Parkplatz oder am Rande einer Schulveranstaltung heftet man sich an Ihre Ferse und redet auf Sie ein. Vorsicht! Geht es wirklich nur um eine Kleinigkeit, die »in zwei Sekunden« erledigt werden kann, und sind Sie als Schulleitung wirklich zuständig? Häufig ist eines von beiden nicht der Fall. Lehnen Sie dann höflich, aber bestimmt ab und verweisen Sie ggf. auf die in diesem Fall zuständige Person oder zücken Sie allenfalls den Kalender.
Kurztermin: Richten Sie regelmäßige (in größeren Schulen: wöchentliche) Elternsprechstunden ein, in denen Sie jeweils drei bis vier Erziehungsberechtigte empfangen. Gegenstand solcher 15- bis 20-minütigen Kurzgespräche sind meistens ernsthafte, aber noch keine große Besorgnis erregenden Vorfälle, wie sie im Schulalltag immer wieder vorkommen (drohende Nichtversetzung, wiederholte Unpünktlichkeit, zerbrochene Fensterscheibe usw.). In der Regel werden die Eltern dazu von Ihnen einbestellt. Man sollte jedoch einen Teil dieser Kurztermine für freiwillige Nutzer reservieren. So oder so ist immer nach 15 bis 20 Minuten Schluss. Erweist sich die Angelegenheit als ernsthafter, vereinbaren Sie direkt am Ende des Kurztermins einen Langtermin.
Langtermin: Bei Verdacht auf Kindesmisshandlung, bei Drogenproblemen, bei Mobbing, bei Frühparentisierung und bei ähnlich gravierenden Anlässen sollten Langtermine von 45 bis 60 Minuten Dauer anberaumt werden. In diesen »schwierigen Fällen« erweist sich die gezielte Nutzung bestimmter Gesprächstechniken (Aktives Zuhören, Reframing, 10-Phasen-Modell usw.) häufig als vorteilhaft. So gut wie immer geht die Einladung zu einem solchen Gespräch, oftmals nach Rücksprache mit Klassen- und Vertrauenslehrern oder schulischen Sozialpädagogen bzw. Schulpsychologen, von Ihnen aus. Markieren Sie in Ihrem Kalender für mehrere Wochen im Voraus geeignete Zeitfenster, in denen Sie voraussichtlich Kraft und Ruhe haben werden, um sich mit derartig ernsthaften Angelegenheiten zu befassen.
Expertenrunde: Zeichnet sich nach zwei oder drei Langterminen keine Lösung für das in Rede stehende Problem ab, sollten Sie geeignete, erfahrene Experten und Expertinnen hinzuziehen, die aufgrund ihrer Ausbildung oder ihres institutionellen Hintergrundes schulexterne Unterstützungsmöglichkeiten mit ins Spiel bringen können. Ziel ist hierbei die »Überweisung« des Falles an die zuständige Stelle unter Aufrechterhaltung einer vernünftigen Kooperation zwischen der jeweiligen Institution und der Schule. Dabei sollte man sich in sinnvollen Abständen berichten lassen, welche Erfolge erzielt wurden, und bei Nichterfolg eine neue Expertenrunde einbestellen.
Besondere Anlässe – paradoxe Anforderungen
Alle Lehrkräfte kommunizieren im Rahmen der normalen, alltäglichen Beratungsangebote mit den Eltern ihrer Schülerinnen und Schüler. Für die Schulleitung gibt es darüber hinaus vier weitere Anlässe, bei denen Sie mit oder zu Erziehungsberechtigten sprechen können und müssen. Alle vier sind dadurch gekennzeichnet, dass sie paradoxe, in sich widersprüchliche Anforderungen an das Kommunikationsverhalten mit sich bringen.
Festliche, offizielle Anlässe
Die Begrüßung der neuen Schülerinnen und Schüler, die Rede zur Einweihung der neuen Turnhalle, die Ansprache zur Premiere des neuen Schülermusicals: Es gibt regelmäßig schulöffentliche Anlässe, zu denen eine Schulleitung das Wort an ein großes, heterogenes, auch Erziehungsberechtigte umfassendes Publikum richten muss. Dabei soll einerseits die Außeralltäglichkeit der Situation unterstrichen, andererseits aber auch der Eindruck von Steifheit oder Förmlichkeit vermieden werden.
Gremien mit Elternbeteiligung
In Sitzungen der Schulkonferenz, der Schulpflegschaft, ggf. auch eines Fachausschusses oder vergleichbarer Gremien sieht sich die Schulleitung unter anderem mit Elternvertretern konfrontiert, die unterschiedlich viel Verständnis für das komplexe Interessens- und Zuständigkeitsgeflecht mitbringen, in dem sich die Schulleitung bewegt. Dementsprechend müssen die Initiativen der Elternvertretung manchmal von der Schulleitung unterstützt, manchmal aber auch kanalisiert oder gebremst werden.
Konflikt- und Beratungsgespräche in Problemfällen
Im Rahmen der oben beschriebenen Langtermine müssen Eltern oftmals zu bestimmten Aktivitäten motiviert werden. Aber nicht selten ist es auch erforderlich, in aller Deutlichkeit klarzustellen, wo ein elterliches Fehlverhalten vorliegt und welche Konsequenzen dies haben wird. Bei der Aushandlung entsprechender Kompromisse ist einerseits Standhaftigkeit, andererseits aber auch Einfühlung in die Lebenssituation der Betroffenen gefragt.
Mediengestützte Kommunikation
Vom Interview in der Lokalzeitung über die Elternseite auf der schuleigenen Homepage bis hin zur trivialen Ankündigung des nächsten Schulausflugs hat eine moderne Schulleitung vielfältige Gelegenheiten, um in mündlicher oder schriftlicher Form ein größeres, ganz oder überwiegend die Erziehungsberechtigten umfassendes Medienpublikum zu erreichen. Dabei kommt es oft auf die richtige Mischung zwischen »Lockerheit« und »Korrektheit« an, damit man den für das jeweilige Medium angemessenen Ton trifft.
In allen vier Fällen kommt es offenbar auf das richtige Mischungsverhältnis zwischen mehreren widerstreitenden Haltungen oder Verhaltensweisen an:
- Rollenkonformität (»Förmlichkeit«) vs. Individualität (»Lockerheit«)
- Rigorismus (»Prinzipienstrenge«) vs. Pragmatismus (»Lösungsorientierung«)
- Autorität (»Respektsperson«) vs. Zugänglichkeit (»Augenhöhe«)
Wer immer förmlich, rigoristisch und autoritär auftritt, wird in der Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten genauso scheitern wie jemand, der sich keinen Respekt zu verschaffen weiß und konfliktscheu wirkt. Dabei sind die Naturtalente, die intuitiv stets die perfekte, situations- und adressatengerechte Balance zwischen den Extremen finden, erfahrungsgemäß eine kleine Minderheit. Die weit überwiegende Anzahl der Schulleitungen muss fortlaufend an der eigenen Kommunikationskompetenz arbeiten, um nach und nach die erforderlichen Verbesserungen zu erzielen.
Optimierung der eigenen Kommunikationskompetenzen
Selbstbild-Fremdbild-Abgleich
Wie sehen Sie sich selbst? Und wie werden Sie von den Erziehungsberechtigten wahrgenommen? Gibt es hier Diskrepanzen oder stimmen Selbstbild und Fremdbild weitgehend überein?
Je nach Einzugsbereich Ihrer Schule kann öfter der Fall eintreten, dass ein und dieselbe Handlung oder Äußerung ganz anders aufgefasst wird, als sie von Ihnen gemeint war. Von bestimmten Gesprächspartnern kann z.B. Kooperationsbereitschaft als fehlende Führungsstärke oder Prinzipientreue als unangemessene Härte wahrgenommen werden. Ihre Handlung oder Äußerung muss in einem solchen Fall nicht unbedingt geändert werden. Aber Sie sollten sich der Tatsache bewusst sein, dass in bestimmten Gesprächskonstellationen (z.B. bei interkulturellen Konflikten oder bei gravierenden Unterschieden im Bildungsstand der Beteiligten) ergänzende Kommunikationssignale gesendet werden müssen, damit Ihre Botschaft von den Empfängern so verstanden werden kann, wie sie gemeint war.
Lassen Sie sich von Kolleginnen und Kollegen Ihres Vertrauens immer mal wieder zurückmelden, ob Ihre Intervention die gewünschte Wirkung hatte oder ob es bei den Eltern zu Missverständnissen und unerwünschten Reaktionen gekommen ist. Vertrauen Sie in dieser Hinsicht nicht nur Ihrer eigenen Wahrnehmung.
Individuelle Dispositionen
Stärker als die normale Lehrkraft muss eine Schulleitung willens und bereit sein, ihre persönlichen Stärken und Schwächen zu ergründen und »mit sich selbst ins Gericht zu gehen«; das Motto »Nehmt mich, wie ich bin!« ist hier nicht am Platze. Beobachten Sie aufmerksam Ihre Mitstreiterinnen und Mitstreiter in der Steuergruppe: Wer hat ein Händchen für schwierige Gesprächssituationen, wer ist besonders durchsetzungsstark, wer kann Unwillige motivieren oder Renitente besänftigen? Ziehen Sie zu schwierigen Elterngesprächen – besonders als Neuling in einer Führungsfunktion – von Fall zu Fall eine geeignete Person hinzu, um die in einer konkreten Gesprächssituation erforderlichen Wirkungen zu erzielen. Beobachten Sie genau deren Verhalten und Äußerungen. Mittelfristig ist das Ziel, dass Sie sich das Ihnen selbst noch Fehlende »abgucken« und auf eine solche Begleitung verzichten können.
Orientieren Sie sich in Ihrer Bewertung des Gesprächsverlaufs an der tatsächlichen Wirkung von kommunikativen Handlungen und Äußerungen. Es geht an dieser Stelle nicht darum, was Ihnen liegt oder was Ihnen gefällt. Als Führungskraft müssen Sie besonders schwierige Gesprächssituationen bewältigen, in denen Sie nicht Sie selbst sein können und sollen. Hier ist »kontrollierte Authentizität« gefragt, die im Unterschied zur »unkontrollierten Authentizität« die Einsicht beinhaltet, dass man in den schwierigeren Fällen oft nicht weit kommt, wenn man einfach so ist, wie man nun einmal ist. Also Verstellung und Schauspielerei? Meistens nein, aber manchmal ja, – und zwar aus Einsicht und mit möglichst hoher Kompetenz.
Kommunikative Kompetenzen verbessern
Kommunikative Kompetenz ist nicht angeboren. Manche erwerben sie besonders früh und gelten dann als Naturtalent. Aber in der Regel muss fortlaufend an ihrer Verbesserung gearbeitet werden. Dazu stehen verschiedene Formate zur Auswahl, die Sie alle zu jeweils spezifischen Zwecken nutzen sollten.
Lehrerfortbildung und Schulleitungsfortbildung
Schon der normale Pädagogische Tag bietet die Möglichkeit, gezielt an den eigenen Defiziten zu arbeiten. Dabei geht es zunächst um die Vermittlung von deklarativem Wissen über bewährte Gesprächstechniken und über die verschiedenen Einflussfaktoren, die das Kommunikationsverhalten determinieren (Milieu, Ethnie, Geschlecht usw.). Oft werden hierbei bereits Rollenspiele angeboten, die eine Simulation typischer Verständigungsprobleme oder sogar eine Aufarbeitung realer Konfliktsituationen ermöglichen.
Wenn es die Sozial- und Kommunikationskompetenzen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zulassen, können Sie schon in diesem Rahmen nützliches Feedback und wertvolle Anregungen erhalten. Falls nicht, sollten Sie spezielle Schulleitungsfortbildungen in Anspruch nehmen, in denen gezielt und in geeignetem Rahmen jene Spezialfälle thematisiert werden, mit denen eine normale Lehrkraft nicht konfrontiert wird und die besondere Leitungskompetenzen erfordern. Nützlicher Nebeneffekt dieser Veranstaltungen ist häufig die Einsicht, dass die eigenen Probleme auch andernorts nicht unbekannt sind. Lassen Sie sich die entlastende Wirkung eines solchen Erfahrungsaustausches nicht entgehen und nutzen Sie gezielt die diversen Schulleitungsfortbildungen, in denen schwierige Elterngespräche thematisiert werden.
Coaching
Im Unterschied zur Lehrer- oder Schulleiterfortbildung, an der immer mehrere Personen teilnehmen, bietet das individuelle Coaching eine Gelegenheit, um ganz persönliche Schwächen in der kommunikativen Kompetenz zu beseitigen.
Jeder hat solche Schwächen. Aber von einer Schulleitung wird unbedingt erwartet, dass sie sich ihnen bewusst stellt und gezielt an ihrer Überwindung arbeitet. Ein erhöhtes Maß an Selbstreflexion, Selbstüberwindung und Selbstdisziplin ist hierzu erforderlich. Weichen Sie dieser Zumutung nicht aus, sondern lassen Sie sich von geschulten Spezialisten, deren alltägliches Handwerk dies ist, unterstützen. Sehr oft geht es hierbei um das »persönliche Auftreten«, d.h. um den Einklang von Was und Wie. Was Sie inhaltlich sagen, muss auch performativ durch Stimmführung, Gestik, Mimik und Proxemik veranschaulicht werden, wenn Ihre Botschaft ankommen soll. Von der körperlichen Statur über die Blickführung, die Stimmführung und die Umgangsformen bis hin zu solchen Äußerlichkeiten wie Bekleidungsstil oder Gestaltung des Besprechungsraumes lassen sich zahlreiche Faktoren identifizieren, die den Gesprächserfolg mit beeinflussen können.
Als Individuen neigen wir erfahrungsgemäß dazu, einige dieser Faktoren in unrealistischer Weise zu unter- oder zu überschätzen. Beim Coaching kommt es im ersten Schritt darauf an, eine zutreffendere Vorstellung davon zu gewinnen, in welchen Kommunikationssituationen bei welchen Gesprächspartnern dieser oder jener Faktor tatsächlich bedeutend oder unbedeutend ist. Im zweiten Schritt kann dann gezielt an der Beseitigung oder Kompensation persönlicher Defizite gearbeitet werden. Individuelles Coaching ist eine wichtige Ergänzung zur regelmäßigen Fortbildung, und zwar grundsätzlich für alle Mitglieder der Schulleitung.
Psychologische Behandlung
Anders verhält es sich mit der psychotherapeutischen Behandlung, die nur erforderlich ist, wenn sich die Symptome einer seelischen Erkrankung zeigen. Persönliche Probleme wie Ehescheidung, Krankheit oder Tod eines nahen Verwandten stehen hier häufig im Hintergrund, aber auch berufliche Schwierigkeiten wie Überlastung, Überforderung und Konflikte können Auslöser für seelische Störungen sein, die sich oft in Krankheitsbildern wie Depression, Alkoholsucht, Narzissmus, Angstneurose oder Schlafstörungen äußern. Es bedarf keines Hinweises, dass derartige Erkrankungen auch die Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten beeinträchtigen können. Von einer Führungskraft wird erwartet, sich dieser Gefahren in besonderem Maße bewusst zu sein und beizeiten professionelle Unterstützung zu suchen.
Vorgehen bei elterlicher Absenz
Kurz sei noch ein Problem erwähnt, dessen Auftretenshäufigkeit stark vom Einzugsbereich der Schule abhängt. Gemeint sind die »unsichtbaren« Eltern, die trotz wiederholter Aufforderung nicht zu Gesprächsterminen erscheinen und generell nicht erreichbar sind. Das einzige probate Gegenmittel besteht häufig darin, den Umweg über eine von diesen Eltern anerkannte Respektsperson zu nehmen, die entsprechend auf die Erziehungsberechtigten einwirkt (z.B. Gemeindevorsteher, Lokalpolitiker, Sportvereinsvorstand). Bevor Sie also die zwanzigste schriftliche Einladung absenden, die unbeachtet in die Rundablage wandert, sollten Sie überlegen, welche Respektspersonen dies sein könnten und über welche Mittelsmänner oder -frauen Sie mit ihnen Kontakt aufnehmen könnten. Eine gute Vernetzung im örtlichen Umfeld erweist sich bei elterlichem Absentismus oft als ausschlaggebend für den Erfolg Ihrer Kommunikationsangebote.
Fazit:
Um die Kommunikation mit den Eltern Ihrer Schülerinnen und Schüler zu optimieren, sollten Sie souverän über Gesprächsformate und -termine entscheiden, die paradoxen Anforderungen in den vier typischen Beratungssituationen kennen und Ihre eigenen Kommunikationskompetenzen fortlaufend selbstkritisch reflektieren und gezielt verbessern – auch wenn dies viel Selbstüberwindung und Selbstdisziplin erfordert.
Der Experte und Autor:
Literatur:
Glasl, Friedrich:
Konfliktmanagement. Ein Handbuch für Führungskräfte, Beraterinnen und Berater | Bern 2010.
Roggenkamp, Alexander/Rother, Torsten/Schneider, Jost
Schwierige Elterngespräche erfolgreich meistern | Augsburg 2016.
Weisbach, Christian-Rainer
Professionelle Gesprächsführung. Ein praxisnahes Lese- und Übungsbuch | München 2015.
Hinweis: Fundstück aus der Zeitschrift SchulVerwaltung Niedersachsen 3/2020.
» Lesetipps
Auf den Punkt gebracht
Kommunikationsratgeber für Schulleitungen
1. Auflage 2018 | 39,95 EUR
Klar und wertschätzend zu kommunizieren zählt für Schulleitungen zu den zentralen Führungskompetenzen. Dieser Ratgeber schafft Klarheit darüber, in welcher Rolle die Schulleitung wie zu kommunizieren hat. Dazu gehören nicht nur die alltäglichen Mitarbeitergespräche und Konferenzen, sondern auch Konfliktgespräche und die Kommunikation nach außen. Mit Praxistipps und Best-Practice-Beispielen sind Sie für jedes Gespräch und jede Situation vorbereitet.
Aus dem Inhalt:
- Lernen Sie Ihre verschiedenen Kommunikationsrollen kennen
- Was genau ist eigentlich Kommunikation?
- Typische Kommunikationssituationen praxisnah dargestellt
Das große Handbuch Schulkultur
1. Auflage 2018 | 79,95 EUR
Die wichtigste Voraussetzung für gute Lehr- und Lernleistungen, die Identifikation mit der eigenen Schule und auch für die Qualitätsentwicklung insgesamt ist eine gelebte Schulkultur. Aber wie schaffen Sie es als Schulleitung, eine lebendige und wertschätzende Schulgemeinschaft aufzubauen? Dieses Standardwerk bietet Ihnen wertvolle und praxisorientierte Strategien für eine gelingende Schulkultur auch an Ihrer Schule!
Aus dem Inhalt:
- Gestaltung der Schule als Lern- und Lebensraum
- Innovative Konzepte für eine demokratische Schulkultur
- Umgang mit Vielfalt - soziales Lernen leben
- Außerschulische Kooperation und erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit